Die OPTIMAL SYSTEMS GmbH aus Berlin entwickelt und vertreibt Softwarelösungen für Enterprise Content Management (ECM) mit Top- und Bestnoten. Die OPTIMAL SYSTEMS-Unternehmensgruppe wurde 1991 in Berlin gegründet und beschäftigt derzeit 324 Mitarbeiter. Fast 250.000 Anwender aus sämtlichen Branchen, arbeiten inzwischen täglich mit den ECM-Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS und dies europaweit. Über 1.575 Installationen unserer ECM-Software wurden bei unseren Kunden erfolgreich getätigt und werden vom erstklassigen Support unterstützt.
Mit enaio® – Das wahre ECM – bietet OPTIMAL SYSTEMS eine zentrale Informationsmanagement-Plattform, um Informationen schnell und sicher zu finden, transparent zu verwalten und revisionssicher zu archivieren. Die individuelle, ausbaufähige ECM-Technologie unterstützt Unternehmen dabei, bessere Entscheidungen zu treffen und diese in kürzerer Zeit umzusetzen. Womit OPTIMAL SYSTEMS zu den kundenfreundlichsten ECM-Herstellern im deutschsprachigen Raum gehört.
Personalmanagement und ECM
Prozesse effizienter gestalten für und mit den Mitarbeitern
Mitarbeiter sind das wichtigste Potenzial eines Unternehmens. Nur durch ein umfassendes Personalmanagement kann es gelingen, alle Ressourcen voll auszuschöpfen. Zu seinen Aufgaben gehören das Anfertigen und Verwalten von Verträgen, Vorstellungsgespräche, das Erstellen von HR-Dokumenten wie Anschreiben und Zeugnissen oder die Pflege sämtlicher Personaldokumente.
Die ECM-Software enaio® unterstützt Ihre Personalabteilung in allen Belangen eines effektiven Personalmanagements. Zentraler Baustein ist die digitale Personalakte, welche sämtliche mitarbeiterspezifischen Informationen (z. B. Personaldaten, Zeugnisse, E-Mails, Fotos, Verträge, Daten aus der Lohnbuchhaltung, Urlaubsverwaltung, Beurteilungen, Bewerbungsunterlagen etc.) verwalten kann.
Personalmanagementprozesse optimieren
In der Personalabteilung werden mit unserer ECM-Lösung im automatisierten Posteingang Dokumente automatisch erfasst, verschlagwortet und in der richtigen Personalakte abgelegt. Die Möglichkeiten zum Vorlagen- und Formularverwaltung in enaio® unterstützen Sie in der Personalverwaltung und sorgen dafür, dass allen berechtigten Mitarbeitern stets die aktuellen Dokumentenversionen (z. B. für Bewerbungen, Zeugnisse, Datenschutzerklärung, Personalbogen, Genehmigungen u. a.) vorliegen.
Vielfach erfolgt heutzutage die Kommunikation mit den Mitarbeitern per E-Mail. Das ECM-System sorgt für die automatische Zuordnung von E-Mails im entsprechenden Geschäftskontext. Das verhindert die doppelte Ablage von E-Mails oder Anhängen. Sämtliche E-Mails zu einer Person oder zu einem Vorgang stehen auf Knopfdruck zur Verfügung – unabhängig vom Arbeitsplatz. Bei Stellenausschreibungen können E-Mails in im ECM-System Workflows auslösen (z. B. Bewerbungs-, Einstellungs- oder Laufzettelworkflows).
Die mobilen Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS ermöglichen Ihnen die Aktualisierung Ihrer Personalakten direkt im Mitarbeitergespräch. Über die Portalintegration von OPTIMAL SYSTEMS lassen sich Mitarbeiterlisten mit Organisationstrukturen u. a. verbinden und via Intranet oder Internet publizieren. Die revisionssichere Archivierung sämtlicher Personaldaten, -dokumente und -entscheidungen kann z. B. bei Rechtsstreitigkeiten oder Audits von entscheidender Bedeutung sein.
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